Пришло предостережение за РЭМД: что делать медорганизации

Многие медорганизации уже столкнулись с ситуацией, когда на Госуслуги приходит предостережение о необходимости передавать электронные меддокументы в РЭМД.

Чаще всего руководитель видит формулировку о том, что организация не размещает сведения в ЕГИСЗ или не передаёт структурированные электронные медицинские документы. На практике это означает одно: контролирующий орган видит, что у организации есть лицензия, но в системе отсутствует регулярная передача СЭМД в РЭМД.

Важно понимать: само по себе предостережение — это ещё не штраф. Но это официальный сигнал, что организацию уже заметили, и проблему нужно не откладывать, а спокойно проверить и устранить.

Почему приходит предостережение за РЭМД

РЭМД — это реестр электронных медицинских документов, который входит в состав ЕГИСЗ. Через него медорганизации передают сведения о созданных медицинских документах: протоколах приёма, выписках, заключениях, направлениях и других СЭМД.

Обязанность по работе с ЕГИСЗ закреплена в законодательстве. ЕГИСЗ создана и развивается в соответствии со статьёй 91.1 Федерального закона № 323-ФЗ, а порядок работы системы установлен Постановлением Правительства РФ № 140. Медорганизации являются поставщиками информации в ЕГИСЗ, включая сведения о медицинской документации.

Предостережение может прийти, если:

• организация зарегистрирована в ЕГИСЗ, но фактически не передаёт СЭМД;

• передача настроена, но документы уходят с ошибками;

• СЭМД формируются, но не подписываются электронной подписью;

• документы создаются в МИС, но не доходят до РЭМД;

• передача была настроена раньше, но после смены врача, адреса, лицензии или МИС перестала работать.

То есть проблема не всегда в полном отсутствии подключения. Иногда организация уверена, что “у нас всё работает”, но в РЭМД фактически ничего не передаётся или документы отклоняются.

Что не стоит делать после получения предостережения

Главная ошибка — игнорировать документ.

Некоторые организации считают, что если предостережение не является штрафом, то можно подождать. Но предостережение как раз и даётся для того, чтобы организация устранила нарушение добровольно. Если ничего не сделать, следующими шагами могут стать дополнительные запросы, контрольные мероприятия.

Вторая ошибка — отвечать формально: “Мы зарегистрированы в ЕГИСЗ”. Регистрация в ЕГИСЗ, наличие ФРМО и ФРМР — это только часть работы. Контролирующим органам важно видеть не сам факт регистрации, а фактическое размещение сведений и передачу электронных медицинских документов.

Третья ошибка — срочно отправлять ответ, не проверив техническую часть. Если написать, что передача настроена, а в системе по-прежнему нет принятых СЭМД, это не решит проблему.

Что делать медорганизации: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Внимательно изучить предостережение

Сначала нужно понять, что именно указано в документе.

Обратите внимание на:

• кто направил предостережение;
• какую обязанность, по мнению органа, организация не выполняет;
• какие сроки указаны для устранения;
• требуется ли направить ответ;
• есть ли ссылка на конкретные нормы или периоды нарушения.

Иногда в предостережении говорится в целом о непередаче сведений в ЕГИСЗ. Иногда — именно о РЭМД и СЭМД. От этого зависит, что проверять в первую очередь.

Шаг 2. Проверить, есть ли фактическая передача СЭМД

Необходимо убедиться, что документы не просто создаются в МИС, а действительно уходят в РЭМД и принимаются системой.

Для этого нужно проверить:

• какие СЭМД были сформированы;

• есть ли у них статус отправки;

• приняты ли документы в РЭМД;

• есть ли отклонённые документы;

• за какой период не было передачи;

• по каким врачам или подразделениям есть ошибки.

Шаг 3. Проверить ФРМО

ФРМО — это федеральный регистр медицинских организаций. Ошибки в нём часто мешают корректной передаче документов в РЭМД.

Нужно проверить:

•  актуальное наименование организации;

• адреса мест осуществления деятельности;

• сведения о лицензии;

• структурные подразделения;

• кабинеты;

• OID;

• соответствие данных фактической работе клиники.

Например, если врач ведёт приём в одном кабинете, а в ФРМО кабинет не указан или подразделение заполнено неверно, это может привести к ошибкам при формировании и передаче СЭМД.

Шаг 4. Проверить ФРМР

ФРМР — это федеральный регистр медицинских работников. Если в нём есть ошибки, СЭМД может не подписываться или не приниматься.

Проверьте:

• внесён ли врач в ФРМР;

• правильно ли указаны ФИО и СНИЛС;

• привязан ли врач к вашей организации;

• актуальна ли должность;

• указаны ли сведения об образовании, сертификате или аккредитации;

• соответствует ли специальность тому виду медицинской помощи, который он оказывает.

Частая ситуация: врач фактически работает, ведёт приём и оформляет документы, но в ФРМР данные заполнены некорректно. В результате документы не проходят проверку.

Шаг 5. Проверить электронные подписи

Для передачи СЭМД важно, чтобы документы были подписаны корректно.

Нужно проверить:

• есть ли у врача действующая электронная подпись;

• подходит ли она для подписания медицинских документов;

• настроена ли подпись в МИС.

Шаг 6. Проверить настройки МИС

Даже если ФРМО, ФРМР и подписи в порядке, проблема может быть в самой медицинской информационной системе.

Иногда медицинская организация работает в МИС только как в программе для записи пациентов и ведения приёмов, но передача в РЭМД либо не подключена, либо настроена частично.

Шаг 7. Устранить ошибки и запустить передачу

После проверки нужно устранить найденные проблемы:

• обновить данные в ФРМО;

• исправить сведения в ФРМР;

• продлить или настроить электронные подписи;

• настроить виды СЭМД;

• исправить ошибки в шаблонах документов;

• проверить интеграцию МИС с РЭМД;

• выполнить тестовую передачу;

• убедиться, что документы принимаются.

Главная задача — не просто подготовить ответ на предостережение, а реально наладить процесс передачи, чтобы проблема не повторялась.

Итог

Предостережение за РЭМД — это не повод для паники, но и не документ, который можно оставить без внимания.

Самое правильное решение — проверить фактическую передачу СЭМД, найти ошибки, устранить их и наладить регулярный контроль. Тогда организация сможет спокойно работать, выполнять требования законодательства и избежать повторных вопросов со стороны контролирующих органов.